Berapa sih Biaya Ideal yang Dibutuhkan untuk Bikin Corporate Meeting?

Rekan-rekan corporate juga penasaran, kan?

Sayangnya, pertanyaan di atas nggak ada jawaban pastinya.

Banyak hal yang mempengaruhi berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan suatu event, baik corporate meeting atau tipe event lain. Yang pasti, porsi biaya paling besar ditentukan oleh the big 4: venue, catering, logistik & dekorasi, serta transportasi. Semakin mewah the big 4, semakin besar biaya yang harus dikeluarkan. Di sisi lain, untuk mengirit biaya, tekan pengeluaran the big 4.

Pertama, kita bahas akomodasi & transportasi.

Misalnya, suatu perusahaan di Tangerang ingin mengadakan annual meeting. Anggaran transportasi akan langsung membengkak saat perusahaan memilih Bandung sebagai lokasi annual meeting. Terutama, jika moda transportasi yang dipilih adalah kereta cepat (Rp250.000,00 - Rp300.000,00 satu kali jalan). Mau lebih murah? Bus (kapasitas 40-50 pax, senilai Rp8.000.000,00 - Rp9.500.000,00, pulang-pergi 2 hari) bisa menjadi pilihan. Mau lebih murah lagi? Coret opsi Bandung, adakan di sekitar Tangerang untuk menekan biaya transportasi. Opsi paling murah? Annual meeting di kantor--tanpa biaya transportasi.

Belum termasuk dengan akomodasi, ya! Hotel bintang 5 di Jakarta mematok harga sekitar Rp2.500.000,00 - Rp4.000.000,00 per-kamar. Kota lain, seperti Bandung, relatif lebih murah, Rp1.200.000,00 - Rp3.000.000,00 per-kamar. Bintang 4? Rp850.000,00 - Rp2.500.000,00 per-kamar di Jakarta dan Rp650.000,00 - Rp2.500.000,00 per-kamar di Bandung. Ingin yang lebih bonding, bisa coba villa. Harga sewanya bervariasi, tergantung jumlah kamar dan luas lahan.

Venue dan catering jadi isu berikutnya.

Hotel masih jadi pilihan utama sebagian perusahaan untuk mengadakan acara kantor mereka. Faktor kenyamanan, kepraktisan, dan prestige menjadi alasan utama. Apalagi kalau di luar kota: sekalian nginep, sekalian jadi lokasi meeting.

Di hotel bintang 5 Jakarta, biaya yang perlu dikeluarkan untuk half day meeting package (4-5 jam pertemuan, 1x makan, dan 1x coffee break) berkisar antara Rp1.200.000,00 - Rp1.500.000,00 per-pax. Sedangkan, untuk paket yang sama di hotel bintang 4 Jakarta, biaya yang perlu dikeluarkan berkisar antara Rp850.000,00 hingga Rp1.300.000,00 per-pax. Tinggal kalikan jumlah peserta meeting, berikan spare atau lebihan sebanyak 5-10% dari total pax.

Gimana dengan hotel di kota lain? Bervariasi, bisa lebih murah dan lebih mahal bergantung season. Di Bandung, misalnya, half day meeting package di hotel bintang 5 berkisar antara Rp900.000,00 hingga Rp1.500.000,00 per-pax. Paket yang sama di hotel bintang 4 berkisar antara Rp550.000,00 hingga Rp900.000,00 per-pax.

Next, logistik dan dekorasi. LED screen yang akan digunakan untuk menampilkan bahan meeting sekaligus sarana hiburan dan pensuasanaan, sound system sebagai penunjang suara, lighting agar suasana lebih mendukung, photobooth backdrop biar tetap eksis sekaligus sarana branding perusahaan, hingga elemen dekorasi pendukung dan bunga-bunga cantik yang melengkapi semaraknya acara. Biaya yang dikeluarkan bervariasi pada kebutuhan: semakin glam dan semakin banyak items yang disiapkan, semakin mahal biayanya.

Apakah cukup dengan the big 4?

Tentu saja, tidak. Biaya sewa talent seperti MC, hiburan band, jasa dokumentasi, jasa cetak foto instan, usher, hingga event organizer (EO) dan show management juga perlu diperhitungkan. Makin kompleks acaranya, agar Anda bisa tidur nyenyak tanpa sakit kepala, makin besar urgensi untuk menyewa EO dan show management.

Berikut simulasi rancangan anggaran biaya untuk annual meeting sekaligus malam hiburan di hotel bintang 4 Jakarta, 100 pax:

Kategori	Deskripsi	Kuantitas	Harga	Harga Total
Event Organizer	9 orang kru hari-H, termasuk meal box	1 hari	Rp10.000.000	Rp10.000.000
Venue & Catering	Half-day Meeting Package (1x makan, 1x coffee break, penggunaan ruangan meeting max. 5 jam)	100 pax	Rp1.400.000	Rp140.000.000
Dokumentasi	Output 100 foto edit dan max. 5 menit video edit.	1 hari	Rp6.000.000	Rp6.000.000
Talent	Live music band	1 hari	Rp5.000.000	Rp10.000.000
Talent	MC Nasional	1 orang	Rp5.000.000	Rp5.000.000
Dekorasi	Backdrop photobooth, mini garden panggung, dan dekorasi meja	1 paket	Rp15.000.000	Rp15.000.000
Instant Print Photobooth	Termasuk cetak tak terbatas selama 3 jam	1 paket	Rp4.000.000	Rp4.000.000
Multimedia	Operator visual, operator audio, lighting, sound system, LED screen	1 paket	Rp20.000.000	Rp20.000.000

Total yang dihabiskan untuk annual meeting, half-day package, di hotel bintang 5 Jakarta untuk 100 pax sesuai simulasi di atas adalah Rp210.000.00,00,

Eits, tunggu dulu!

Kalau Anda kebagian bikin rancangan anggaran biaya untuk meeting atau acara kantor lainnya, sebelum Anda bikin RAB inakurat bermodalkan cari-cari di mesin pencari, mending Anda konsultasi dulu dengan event specialist Seemore: bayangan konsep acara seperti apa, do's and don'ts, serta batas atas anggaran yang barangkali sudah ditentukan perusahaan. Lalu, biarkan event specialist Seemore bekerja memberikan Anda penawaran terbaik yang bisa Anda jadikan acuan membuat RAB.

Konsultasinya GRATIS, dan BOLEH REVISI sampai cocok.

Dengan pengalaman Seemore Event Organizer sebagai EO korporasi di Jakarta dan EO korporasi di Bandung serta jaringan luas di berbagai kota dengan vendor-vendor profesional, kami siap membantu Anda untuk #SeemoreHappiness di annual meeting atau event korporasi lainnya!

Klik di sini untuk terhubung dengan event specialist kami!

Seemore Event Organizer

EO korporasi di Jakarta dan Bandung yang bisa custom sesuai konsep maupun budget.

Siap bantu Anda #SeemoreHappiness in every event tanpa perlu pening dan puyeng!